Um Sistema ERP (Enterprise Resourse Planning) têm por objetivo minimizar a complexidade do acompanhamento isolado de cada processo dentro de uma empresa, funcionando como um grande arquivo, com dados que interagem e se realimentam a cada nova informação que é gerada ou inserida.
No entanto, a implantação do software de gestão ERP, se mal conduzida, pode influenciar de forma inadequada o ambiente corporativo e impactar negativamente no clima organizacional de uma companhia. Isso ocorre, porque os sistemas ERP transformam tanto a rotina das pessoas como os processos adotados, muitas vezes, por um longo período de tempo. Embora a informatização seja essencial para o empreendedor que deseja se manter competitivo no mercado, muitos sofrem por não escolherem o programa realmente alinhado às suas necessidades ou acabam perdendo as rédeas de sua utilização.
Para obter sucesso na adoção de um sistema ERP para a gestão do seu negócio, confira agora as cinco dicas:
1. Escolha bem o software antes de instalá-lo. Parece básico, no entanto, muitas empresas não tomam os devidos cuidados nesta importante fase. A maioria das companhias não investe tempo para conhecer o fornecedor da solução ERP, suas metodologias e tradição no mercado de software, além de nortearem as suas decisões apenas no custo do produto. Também é recomendável procurar fornecedores que desenvolvam softwares ERP de gestão, adequados para atender às necessidades de cada empresa, de acordo com o seu setor de atuação.
2. Reduzir sumariamente as horas de treinamento das equipes que utilizarão o sistema ERP, em função do investimento no projeto, pode sair muito mais caro do que se imagina. Treinamento é essencial, pois serão os colaboradores que utilizarão o software após a implantação. Lembre-se, a implementadora já conhece o produto e tem um prazo contratual para deixar a empresa apta a utilizar o programa contratado, porém todos precisam estar devidamente capacitados ao final deste processo.
3. Não transfira a responsabilidade do sucesso do projeto apenas para o fornecedor contratado. A implementadora participa com todo seu know-how, porém o envolvimento de todas as áreas e gestores da contratante é fundamental. Somente assim será possível usufruir de todos os benefícios que a utilização deste software ERP oferece.
4. Documente tudo. A implantação de um sistema ERP é um momento ímpar para que haja revisão dos processos utilizados pela empresa e eliminar os vícios adquiridos ao longo do tempo, além de evitar retrabalhos no futuro. “Dedique tempo ou concilie um projeto de revisão de processos internos para que você mantenha o conhecimento da ferramenta ERP perene em sua empresa, minimizando os impactos em eventuais trocas de equipe”.
5. Monitore constantemente o uso da ferramenta ERP. É comum que, ao longo do tempo, os usuários, especialmente os que não participaram do processo de implantação, comecem a deixar de usar certas funcionalidades, voltando ao hábito de adotar planilhas e controles paralelos. “É saudável, anualmente, fazer uma medição da utilização das funcionalidades disponíveis na ferramenta ERP e comparar com o que é realmente utilizado na prática”.