Quando se trata de plano de produção, o acesso rápido a informações críticas possui extrema importância.
Uma empresa costuma planejar sua produção com antecedência, por meio do setor de Planejamento e Controle da Produção (PCP). Para poder desenvolver essas funções, o PCP e os demais departamentos precisam ter acesso rápido à diversas informações, para operar de modo coordenado, conforme o plano de produção estabelecido.
O sistema ERP (Sistema de Gestão Empresarial) é um sistema de informação integrado separado em módulos, portanto, todas as informações são compartilhadas automaticamente entre os departamentos pertinentes.
Na área de PCP, o ERP é abastecido com os dados do plano de produção. Já a área de Logística lança no ERP as informações sobre os volumes de estoques de matérias-primas e produtos e seus endereços no centro de distribuição. Na distribuição, o sistema é abastecido com informações sobre os pontos de entrega, volume de carga, etc.., para fazer a roteirização dos veículos. O setor de produção, com informações sobre as matérias-primas a serem utilizadas, e assim por diante.
Consideremos um cliente numa loja de varejo que deseja comprar um ventilador e não o encontra devido ao aumento da procura pelo produto. O vendedor o atende informando que o produto estará na loja dentro de um prazo determinado.
No final do dia, a loja envia um pedido de um lote de ventiladores ao seu fornecedor pelo módulo EDI (Electronic Data Interchange), que é recebido pelo setor de Vendas do fabricante. O pedido é lançado no sistema, que mostra que a quantidade de ventiladores no estoque é insuficiente para atender o pedido do varejista e que o estoque de matéria-prima é insuficiente para a produção completar o pedido. São emitidas as ordens de produção e de compras conforme o plano de produção adaptado ao aumento da demanda e é informado à loja o prazo de entrega do lote.
O setor de suprimentos emite um pedido de compra de materiais via EDI para o fornecedor e este envia uma fatura e a informação sobre o prazo de entrega dos materiais após o pagamento. O setor de finanças paga a fatura, envia as informações do custo de aquisição ao departamento contábil.
Enquanto, isso, o almoxarifado de matéria-prima, após receber a informação da requisição de materiais pelo ERP, abastece cada um dos subsistemas de produção que vão recebendo as ordens de produção emitidas.
O fornecedor de materiais faz a entrega no prazo combinado e a área de logística confere a quantidade, a qualidade e a documentação do material recebido e, havendo conformidade, faz o lançamento no ERP, que envia a informação para a contabilidade e é liberada a saída do veículo do fornecedor. A matéria prima é movimentada até o almoxarifado, que fornece a quantidade necessária para que a produção possa fabricar os últimos ventiladores para completar o lote.
Estando os pedidos completos, o ERP emite etiquetas com código de barras para identificar cada cliente e seu respectivo pedido. Os pedidos são separados, conferidos embalados, a lista dos itens que serão transportados e a documentação para o faturamento é emitida (aqui ocorre uma integração da logística com a área de finanças, agrupa-se a carga a ser distribuída por região e providencia-se o seu envio ao centro de distribuição regional.
Após a carga ser liberada pela expedição, a mercadoria é carregada na carreta, que fará o transporte até o centro de distribuição. Lá a carga será separada por cliente e transferida para veículos menores, responsáveis pela entrega dos produtos nas lojas. O roteiro de entrega é feito por sistemas de roteirização, para um melhor desempenho quanto ao prazo de entrega aos clientes, levando em consideração a necessidade de custos reduzidos e restrições de trânsito, jornada de trabalho e número de veículos disponíveis.
O gestor da loja pode acompanhar o pedido através do sistema, durante todo o processo. E o cliente, ao retornar ao estabelecimento, pode adquirir o ventilador desejado dentro do prazo combinado.
Sistemas integrados como o ERP agregam valor ao produto porque dão maior velocidade aos processos e maior desempenho operacional, além de proporcionar redução de custo através da diminuição do nível de estoques de matéria-prima e de produto acabado. O ERP ainda tem como vantagem o fornecimento de informações mais precisas e atualizadas para uma melhor tomada de decisão por parte da alta gerência, que através desse sistema, consegue verificar a performance e os custos de cada departamento, e da empresa de uma maneira geral, e analisar a rentabilidade e o custo de cada produto. Com essas informações, a empresa é capaz de manter-se competitiva no mercado e traçar estratégias para o seu desenvolvimento.