Em todo o processo de escrituração digital é importante cadastrar o NCM corretamente, evitando receber demais penalidades.
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um meio digital de comunicação entre o fisco e o contribuinte, que por meio deste, transmite todos os livros fiscais (registro de entrada e saída, apurações do ICMS, IPI, PIS/COFINS, etc.). Nesse processo de escrituração digital, o cadastro correto do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é de extrema importância.
Para quem negocia, seja comprando ou vendendo, a classificação é fundamental para a determinação da alíquota do IPI, apuração dos tributos relacionados às atividades de exportação e importação, montante de tributos (PIS/PASEP, COFINS, ICMS, etc.) e informações prestadas no SPED Fiscal e EFD Contribuições.
A classificação das mercadorias cabe, a princípio, ao próprio fabricante, importador ou exportador. Essa nem sempre é uma tarefa simples, pois exige o enquadramento adequado na classificação fiscal, cujas dúvidas não são sanadas simplesmente com consultas à legislação pertinente. Nessa etapa, cometer erros pode gerar penalidades, como no caso de enquadramento incorreto, com multas de 1% sobre o valor do produto e de até 75% do tributo em casos de recolhimento de impostos e contribuições inferior ao decretado.
O Portal da NF-e, em sua nota técnica 2010.004, esclarece que todos os produtos devem conter informações conforme o NCM. As Notas Fiscais modelos 1, 1-A e 55 devem ser preenchidas com o NCM/SH (Nomenclatura Comum do Mercosul/Sistema Harmonizado).
Conforme a legislação federal, o uso do código NCM completo, com 8 dígitos, é obrigatória nas operações efetuadas por estabelecimento industrial ou equiparado a ele e nas operações de comércio exterior. Em operações praticadas por outros estabelecimentos, é obrigatório o preenchimento com o Capítulo, formado por dois dígitos, como no caso de comércio varejista ou atacadista não contribuinte do IPI.
As penalidades sobre os equívocos causados pelo preenchimento incorreto do NCM visam coibir a displicência dos contribuintes para evitar prejuízos diversos. Um exemplo seria um equipamento que foi classificado indevidamente como isento de certos impostos, o que implica em ônus para os cofres públicos de determinados valores. Se, por causa da classificação incorreta do NCM, a máquina for tributada mais que o devido, o ônus irá para o remetente, o qual cobrará do destinatário da mercadoria.
Lembrando que o destinatário poderá se comprometer com o fisco caso aceite a classificação incorreta do produto, ainda que não tenha participado dela diretamente. Isso é chamado de responsabilidade solidária. Assim, é importante que ele sempre confira o documento fiscal.