Sistema de Gestão - Como cortar custos e melhorar processos

Atualizado: 29 de Jan de 2018

Mesmo sendo um pequeno ou médio empresário, certamente você já deve ter ouvido falar em sistema de gestão empresarial ou ERP.


ERPs são sistemas que ajudam na execução e controle das tarefas de todos os departamentos de uma empresa. São integrados e as informações são centralizadas, acaba com controles em planilhas, redigitação e duplicação dos dados. Isso aumenta a confiabilidade, a qualidade e melhora o fluxo das informações.


O sistema de gestão funciona da seguinte forma: Um pedido de venda envia uma ordem de fabricação, faz a requisição de material e dá baixa no estoque. Depois, o próprio sistema faz a análise do estoque: se estiver abaixo do mínimo, emite a requisição de compras. Emite a NF-e, envia para separação do produto, baixa o estoque de produtos, emite e envia o boleto de cobrança, controla os recebimentos e pagamentos, caixa, bancos, fluxo de caixa, etc.


O principal benefício da implantação de um sistema de gestão para Pequenas e Médias Empresas está na maximização do uso da mão de obra, redução das perdas materiais, padronização de processos, fluidez no fluxo operacional, melhoria da qualidade, cumprimento de prazos, redução de erros e retrabalhos, diminuição de custos de produção e despesas.


Como ter a certeza de que tudo isso é possível? Certeza absoluta no sentido de mensurar só comparando os custos antes e depois da implantação do sistema. Porém, basta efetuar uma análise simples para perceber o quanto se desperdiça quando não é organizado. O que analisar, o que mais causa perda e quanto se perde depende de empresa para empresa, porém, podemos analisar um dos desperdícios mais comuns para tirar algumas conclusões.


Quanto tempo cada funcionário desperdiça por dia?


O desperdício ocorre de forma imperceptível. Não há como controlar. São pequenos intervalos de tempo aguardando uma informação, uma autorização que se transformam em cafezinho, conversas fúteis, fofocas, etc. Isto ocorre devido à falta de sincronização dos trabalhos entre os departamentos.


Para poder mensurar o custo do desperdício vamos supor uma empresa com 100 funcionários. Se cada funcionário desperdiçar uma hora por dia desperdiçamos no final do dia 100 horas/dia. Isto significa que 12,5 pessoas não produzem nada por dia!


Considerando 22 dias úteis por mês são 2.200 horas e total de 26.400 horas por ano. Supondo R$10,00 custo hora/homem, o custo desperdício ano é de R$264.000,00.


Pense então na possibilidade de aumentar a produtividade em 1 hora/homem por dia de trabalho. O mesmo número de horas desperdiçadas reverterá como ganho. Desta forma, se conseguir diminuir o desperdício em 1 hora e conseguir também um ganho de 1hora dia na produtividade o seu ganho total será de 2 x R$264.000,00 = R$528.000,00 por ano.


Como evitar desperdícios com o Sistema de Gestão para Pequenas e Médias Empresas


É possível aumentar a produtividade e diminuir custos? Sem um fluxo de trabalho automatizado, ocorrem muitas “paradas” à espera da informação, muitos “erros” devido a falta de informação e redigitação de dados. São “perdas” invisíveis que acontecem a todo instante. São os custos invisíveis que acabam com os lucros.


O retrabalho é a outra forma de desperdício de materiais e tempo. É causado por erro por falta, falha ou erro na comunicação ou informação. Refazer o trabalho significa custar dobro, além disso, causa irritação nos clientes com o atraso na entrega e até a perda do cliente. Tem a agravante de causar a impressão de que todos estão muito ocupados, cheio de serviços.


O sistema de gestão aplicado ao ramo de comércio controla o estoque e disponibiliza informações sobre os produtos, ponto de reposição de mercadorias, produtos com pouco giro, etc. Estas informações permitem redução de perdas, maior giro, política de compras eficientes e melhores preços, que resultam em maiores lucros.


Um levantamento feito junto aos gestores de empresas sobre os benefícios obtidos na implantação de um sistema de gestão demonstra dados interessantes: redução de estoques (32%), redução de pessoal (27%), redução no tempo de ciclo de ordens (20%), redução de tempo de ciclo de fechamento contábil/financeiro (19%), (Fonte: FILHO, L. C., Implantação de Sistemas ERP. São Paulo, Atlas, 2001).


Basta atingir 50% dos benefícios acima para comprovar que um sistema de gestão para Pequenas e Médias Empresas pode ser um aliado poderoso para tornar a empresa organizada e rentável.


Porém, o sistema de gestão por si só não é a ferramenta milagrosa para a resolução de todos os problemas. A empresa é composta por pessoas, o sistema será operado por pessoas. É como um campeonato de Fórmula 1, quem ganha o campeonato é uma junção do trabalho realizado pela equipe (pessoas), o carro (ERP) e o piloto (usuários do sistema).


#SistemaDeGestão #ERP #GestãoEmpresarial

São Paulo - SP - Brasil
Segunda a sexta das 8h às 17h

© por Soft-it Tecnologia Ltda.

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